Mais au fait… la GED, c’est quoi ?
La GED, ou Gestion Électronique des Documents, est un système qui permet de dématérialiser, organiser, stocker, et retrouver facilement tous les documents d’une entreprise.
L’impression en entreprise
Alors que nous sommes au cœur de la 5ème vague de la COVID, le télétravail est toujours omniprésent dans beaucoup d’entreprises. Pour éviter la propagation du virus la plupart des sociétés ont préférées alterner entre le présentiel et le distanciel.
Mais cela impacte-t-il nos performances ?
D’après une étude menée par l’institut Sapiens, pour les salariés, la productivité n’en est qu’augmentée. En effet, ils seraient de 22% plus productifs.
Basé sur une responsabilité accrue, le télétravail éviterait aux employés de prendre des pauses à rallonge ou d’être distrait par d’éventuelles interactions.
De plus, les temps de trajet n’en sont que réduits, ce qui inclut un temps de sommeil prolongé.
Avoir l’équipement nécessaire pour travailler à distance n’est pas toujours facile. Entre les problèmes de connexion, les ordinateurs pas assez performants ou encore les réunions en conférence digitale pas très claires, la motivation n’est parfois pas à son paroxysme.
Pour pallier cela, des entreprises ont investis dans des écrans interactifs afin de rendre la communication plus fluide et ainsi accroître performance et motivation.
Nous savons déjà que les écrans connectés n’ont jamais autant été au cœur de notre quotidien. Que ce soit chez les plus jeunes, les adolescents ou les adultes la technologie fait partie de nos vies.
Avec l’arrivée du télétravail, le monde professionnel se voit obligé d’être au dernier cri dans le domaine digital.
Mais cette augmentation du distanciel a changé nos habitudes de travail. Le taux d’impression est en croissance constante.
Beaucoup d’entreprises ne savent quoi choisir pour leurs impressions. Doit-on externaliser nos travaux via d’autres sociétés ou doit-on faire nos tirages par nos propres moyens ? Plus le temps passe et plus le volume d’impressions en devient conséquent, c’est pourquoi le choix n’est pas toujours facile.
Beaucoup ont opté pour des prestataires et ce pour différentes raisons. Le coût de l’acquisition d’un copieur peut parfois rebuter les entreprises, mais elles ignorent parfois tout simplement les avantages que peut procurer le fait de contrôler ses tirages.
D’après une étude menée par Markets and Markets, le marché des imprimantes est en croissance de 5,5% en 2022. L’industrie aurait-elle mis à disposition des solutions plus abordables pour les sociétés où l’impression est régulière ou alors cela s’explique par la prise de conscience des avantages de disposer d’un copieur numérique ?
Encore majoritairement externalisée pas des sociétés tierces, nous allons vous montrer pourquoi l’impression en interne a du bon.
Par son taux d’importance, la sécurisation des informations sensibles vient se placer en tête de liste. Par rapport à d’autres domaines d’activités, certaines entreprises demandent plus de contrôle de leurs données. Beaucoup de contenus confidentiels et sensibles devient une préoccupation lorsqu’il s’agit de le confier.
Exercer un contrôle intégral sur ses tirages avec un appareil à impression personnel évite qu’un document soit perdu, copié ou volé.
Avoir le contrôle est un confort.
En effet, maîtriser la totalité des opérations réduit le coût et octroie une marge de manœuvre non-négligeable. Par exemple, adapter le nombre de tirage qui varie tout au long des projets dû à des changements de délai ou de budget.
En faisant par soi-même les travaux d’impressions, c’est s’assurer un gain de temps et d’argent considérable en évitant les problèmes de communication engendrée avec un prestataire.
La liberté de pouvoir produire à tout instant est une véritable aubaine. Pas besoin de trouver une disponibilité avec nos fournisseurs parfois débordés.
Les volumes d’impression conséquents sont pris en charge rapidement et exécutés dans les plus brefs délais grâce aux technologies actuelles. Les timings d’entreprise sont parfois restreints et pouvoir imprimer dans l’urgence permet d’organiser aisément ses projets et être paré à toutes les éventualités.
Un des derniers points et pas des moindres est la véritable diminution des coûts globaux.
En effet, 38% des salariés continuent d’imprimer une grande partie de leur mail, car ça les « rassure » d’avoir les documents en physique. D’après une étude IDC, un euro de dépensé pour une impression coûterait à la société 10€ si on prend tous les coûts et investissement du support et de la maintenance que cela engendrerait.
Pour finir, avoir un copieur dans son entreprise est éco-responsable. Vous pouvez limiter l’utilisation par exemple de certaines encres coûteuse et polluante comme la technologie de l’encre bleue effaçable par exemple. Il est aussi possible de restreindre et/ou d’optimiser la consommation d’énergie.
Copy sud, aussi engagé pour la planète et par l’éco-responsabilité, vous propose deux solutions d’imprimantes professionnelles.
Une pour les sociétés prônant l’art graphique et la création de visuel sur des papiers spéciaux et adaptés à différents supports et l’autre pour des utilisations plus de type bureautique.
Avec notre gamme Art Graphique, privilégiez les flyers, brochures professionnelles, des supports institutionnels, des faire-part ou encore des photos professionnelles.
Optez pour une qualité d’image pouvant atteindre les 2400 x 4800 dpi.
Une fonction de réduction de déchets est même disponible avec un système de thermorégulation pour refroidir le support et ainsi réduire le transfert de toner sur le papier.
Notre copieur est capable de réaliser des impressions recto/verso en 1 seul passage à une vitesse pouvant atteindre les 240 images par seconde.
Avec sa taille peu encombrante, la Pro Color pourra se loger dans les installations les plus étroites et vous permettra de ne pas perdre de place inutilement.
Pour ce qui est de notre deuxième imprimante, des fins plus bureautiques sont préconisées. Conçue pour répondre aux besoins des petites et moyennes entreprises, un large choix de format d’impression est disponible allant du A3 au SRA3. Plusieurs types de papier sont pris en charge comme le papier ordinaire, recyclé, cartonné, couché etc…
Avec notre vitesse d’impression travaillée, imprimez jusqu’à 60 pages par minutes. C’est un réel gain de temps au quotidien.
En optant pour Copy sud, soyez éco-responsable en imprimant vos travaux en mode éco ou en utilisant du papier recyclé.
Nos imprimantes sont même disponibles en version reconditionnée.
En passant chez Copy Sud, assure-vous des moyens d’impressions performants et de qualité tout en étant éco-responsable.
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La dématérialisation des factures : un enjeu incontournable pour les entreprises !
Pourquoi passer à la facture électronique ? À l’heure du numérique, la dématérialisation des factures est bien plus qu’une tendance : c’est une révolution pour les entreprises. Elle simplifie les processus administratifs, réduit les coûts et améliore l’efficacité. Mais ce virage digital ne s’improvise pas : il s’accompagne d’un cadre légal strict, notamment en France. Qu’est-ce que la dématérialisation de la facturation ? La dématérialisation consiste à transformer les factures papier en documents numériques. Grâce à cette méthode, les entreprises peuvent envoyer, recevoir, stocker et traiter leurs factures électroniquement, tout en respectant des normes de conformité. Pourquoi passer à la facture électronique ? Efficacité accrue : Fini les piles de papier, place à une gestion plus rapide et automatisée. Économies : Moins d’impression, moins d’affranchissement, et un archivage simplifié. Traçabilité renforcée : Les factures électroniques permettent un suivi précis des échanges avec vos partenaires commerciaux. Impact écologique réduit : La digitalisation participe à une démarche écoresponsable. Un cadre légal en évolution En France, la réforme prévue par l’ordonnance du 15 septembre 2021 impose l’utilisation obligatoire de la facturation électronique pour toutes les transactions entre entreprises assujetties à la TVA à partir de 2024. Ce cadre législatif s’inscrit dans une dynamique européenne visant à renforcer la transparence et lutter contre la fraude fiscale. Les entreprises doivent donc se préparer dès maintenant en s’équipant d’outils conformes aux normes en vigueur, comme le format Factur-X et l’obligation de passer par des plateformes certifiées (Portail Public de Facturation ou partenaires accrédités). Conclusion La dématérialisation des factures est un investissement stratégique pour votre entreprise, alliant gain de temps, économies et conformité. Chez Copy Sud, nous vous accompagnons dans cette transition en vous proposant des solutions adaptées et conformes à la législation en vigueur.
Interview – Baptiste ROMEO
L’actu Copy Sud c’est aussi ca ! Bonjour Baptiste, peux-tu te présenter ?Je suis originaire Oloron-Sainte-Marie, titulaire d’un BTS Management des unités commercial obtenu à Pau. J’ai 25 ans, Jeune Papa et Commercial chez COPY SUD depuis 2019. Quelle est la première chose que tu fais le matin, en te levant ?Je m’occupe de mon fils de 11 mois. Comment es-tu arrivé/e chez Copy Sud ?J’ai rencontré Stéphane Cadpeveille lors d’une réunion de réseaux d’affaires, BNI, où je représentais mon frère – Étiopathes. Stéphane Capdevielle m’a fait part d’un recrutement prévu chez Copy sud pour le poste d’ingénieur commercial dans les Hautes-Pyrénées.Après un entretien intéressant avec Tao Belarbi le directeur commercial et me voici quelques jours plus tard salariés Copy sud. Parle-moi de ton métier.Je suis en charges de gérer le secteur des Hautes-Pyrénées.J’accompagne les prospects et clients dans la digitalisation de leur processus : impression, dématérialisation, sécurité informatique, Communication. Quels types de clients accompagnes-tu ?J’accompagne des entreprises de toute taille et de tous les domaines d’activités. Qu’est-ce qui te plaît le plus dans l’entreprise ?Étant Rugbyman depuis toujours ce qui me plaît est de pouvoir retrouver les mêmes valeurs dans mon sport que dans mon entreprise, des valeurs de partage d’entre aide et de bienveillance. Quel est le projet le plus cool, le plus stimulant que tu as pu faire chez Copy Sud ?Je ne vois pas un projet en particulier, mais simplement de pouvoir accompagner mes prospects sur la partie dématérialisation pour améliorer leurs quotidiens. Quels conseils donnerais-tu à la personne que tu étais en entrant dans l’entreprise ? Ton premier jour.Ne pas se mettre de pression et d’oser aller au contact des dirigeants d’entreprise. Que peut-on te souhaiter pour la suite ?De continuer de progresser et de se renouveler ainsi que de développer mon réseau et mes business sur mon secteur. Merci Baptiste Interview COPY SUD / Mars 2023 / S.K Facebook LinkedIn Aller plus loin Nos autres articles